Jak dlouho potřebují zaměstnavatelé uchovávat záznamy o mzdách?

Podle federálního zákona Spojeného království musí zaměstnavatelé uchovávat záznamy o mzdách svých zaměstnanců nebo bývalých zaměstnanců po určitou dobu. Množství času se však liší podle toho, v jakém zákoně se odkazujete, což může znamenat, že je známo, jak dlouho si zaměstnanci uchovávají záznamy. Tím, že si budete pamatovat na požadované časové limity v rámci každého statutu, stejně jako na to, jaké záznamy souvisejí se mzdou, které statut požaduje, abyste si je udrželi a proč můžete snadno vytvořit systém, který uchovává záznamy o mzdách, pokud zákon vyžaduje.

Video dne

Identifikace

Mzdové záznamy jsou obecně záznamy, které se vztahují k hodinám, které zaměstnanec pracuje a mzdy, které mu byly vypláceny, podle amerického ministerstva práce. Podle zákona o spravedlivých pracovních normách obsahuje záznamy o mzdách informace o hodině a dni, kdy začíná každý pracovní týden; počet odpracovaných hodin v každý pracovní den a každý pracovní týden; celkovou částku, kterou zaměstnanec získal mimo pracovní dobu; pravidelná hodinová mzda za každý týden, ve kterém zaměstnanec pracoval nadčas; celková nadčasová výplata za každý pracovní týden; částky jakýchkoli příplatků nebo odečtů odměn zaměstnanců každý týden; celková částka zaplacená za každé platební období; a termíny, na něž se vztahuje každé platové období, podle Ústavu práce Spojených států. Tyto informace by měly být označeny osobními údaji zaměstnance, včetně jména, adresy, zaměstnání a pohlaví. Je-li zaměstnanec mladší 19 let, zahrnuje také jeho datum narození.

Platné zákony

Od roku 2010 pouze dva federální zákony vyžadují, aby zaměstnavatelé uchovávali záznamy o mzdách po jakoukoli dobu, podle Ministerstva práce USA a Komise pro rovnost v zaměstnání v USA nebo EEOC. Tyto dva zákony jsou zákonem o spravedlivých pracovních normách a zákonem o diskriminaci na základě věku v zaměstnání. Pro FLSA a ADEA musí být většina záznamů o mzdách uchovávána po dobu tří let podle Ústavu práce USA a EEOC. Ačkoliv FLSA umožňuje zaměstnavatelům po dvou letech odložit některé doplňkové záznamy o mzdách, včetně mzdových tabulek, ADEA vyžaduje, aby zaměstnavatelé uchovávali tyto záznamy po dobu tří let.

Formulář

ADEA nevyžaduje, aby zaměstnavatelé uchovávali záznamy o mzdách v jakémkoli konkrétním formátu, pokud jsou k dispozici záznamy podle EEOC. FLSA nevyžaduje, aby se podle časopisu práce Spojených států amerických používalo časové hodiny pro sledování hodin zaměstnanců. FLSA také nevyžaduje, aby byly záznamy uchovávány v určitém formátu. Nicméně podle Úřadu práce USA by se nemělo používat mikrofilm nebo děrovaná páska, pokud zaměstnavatel nemá také vybavení, aby tyto formáty byly snadno čitelné.

Funkce

Cílem vedení záznamů o mzdách zaměstnanců podle zákona o spravedlivých pracovních normách je chránit práva zaměstnanců na spravedlivé odměňování podle amerického ministerstva práce, včetně práva na kryté nezaměstnané pracovníky na minimální mzdu a na přesčasy. Záznamy mohou být také použity k tomu, aby zaměstnavatel zaměstnával děti příliš mladé, aby mohli pracovat legálně, a nezaměstnává děti, které mohou pracovat legálně za nelegální počet hodin. Uchovávání záznamů v rámci zákona o diskriminaci na základě věku v zaměstnání má za cíl zajistit, aby zaměstnanec, který zjistí, že může být diskriminován v důsledku svého věku, je schopen najít informace nezbytné k prokázání nebo vyvrácení její žádosti podle EEOC.

Důsledky

V rámci FLSA a ADEA jsou záznamy o mzdách obvykle uchovávány po dobu tří let od data ukončení zaměstnance podle EEOC. ADEA, FLSA a další stanovy mohou vyžadovat od zaměstnavatele, aby uchovával různé části souboru zaměstnance za různou dobu. Například, zatímco ADEA vyžaduje, aby záznamy o mzdách byly uchovávány po dobu tří let, vyžaduje základní informace o tom, že zaměstnanec bude mít pouze jeden rok, podle EEOC. Chcete-li zajistit, aby vaše podnikání splňovala všechny požadavky na uchovávání záznamů, obraťte se na kvalifikovaného právního zástupce.